By Grynn GmbH July 20, 2026
E-Rechnungspflicht Deutschland 2025–2028: Was der Mittelstand jetzt tun muss
Die E-Rechnungspflicht ist für den deutschen Mittelstand kein Zukunftsthema mehr. Seit Januar 2025 müssen Unternehmen strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Die Ausstellungspflicht greift gestaffelt 2027/2028. Dieser Leitfaden fasst Fristen, Formate und eine pragmatische Umsetzungsreihenfolge zusammen.
Zeitplan (vereinfacht)
| Zeitpunkt | Pflicht |
|---|---|
| Seit 2020 | B2G oft XRechnung an Bundesbehörden |
| Jan 2025 | B2B: Empfang strukturierter E-Rechnungen |
| Jan 2027 | Ausstellung für größere Unternehmen (u. a. Umsatzschwellen laut Gesetz) |
| Jan 2028 | Ausstellung für (nahezu) alle B2B-Umsätze |
Gesetze und Schwellen können nachjustiert werden — prüfen Sie aktuelle BMF/KoSIT-Hinweise vor Go-Live-Projekten.
Welche Formate zählen?
- XRechnung — nationales XML, EN-16931-konform
- ZUGFeRD 2.x / Factur-X — Hybrid PDF+XML
- Peppol BIS 3.0 — europäisches Netzformat
PDF per E-Mail allein ist kein Ersatz für die strukturierte E-Rechnung im Pflichtregime.
Was bedeutet das operativ?
- Posteingang: AP muss XML/Hybrid verarbeiten (nicht nur PDF-Archiv)
- Stammdaten: Leitweg-ID / Peppol-IDs der Partner
- ERP: Buchung ohne manuelle Tippfehler
- Ausgang: rechtzeitig Ausstellungsfähigkeit aufbauen
- Grenzüberschreitend: BE/FR/AT-Partner oft Peppol
Umsetzungsplan für den Mittelstand (90 Tage)
Woche 1–2 — Bestandsaufnahme
- Welche Systeme erzeugen Rechnungen?
- Wer empfängt heute nur PDF?
- Welche Top-20-Lieferanten/Kunden sind betroffen?
Woche 3–6 — Access Point & Empfang
- Access Point wählen (SaaS wie tapr.ch oder ERP-Modul)
- Empfang testen (XRechnung/Peppol)
- Ausnahmen und Validierungsfehler definieren
Woche 7–12 — Ausgang & Integration
- Pilotkunden auf strukturierte Formate umstellen
- ERP-Anbindung (z. B. Dynamics, ERPNext)
- Schulung Buchhaltung
tapr.ch für Deutschland
- Empfang und Versand über Peppol
- Unterstützung gängiger EN-16931-Profile (inkl. XRechnung-Kontext)
- Free-Plan zum Starten
- Vergleichsartikel: XRechnung Providers 2026
- Landing: Peppol & XRechnung Germany
Partner-IDs prüfen: Peppol ID Checker.
Weiterführende Ressourcen (bereits auf tapr.ch)
- XRechnung Providers Comparison
- What is Peppol? DACH
- EN 16931 conformance levels (Resources)
- PEPPOL Demystified (Resources)
Häufige Fehler
- Nur Ausgang geplant, Empfang vergessen
- PDF-Archiv = „digital“ verwechselt mit strukturiert
- Kein Plan für ausländische Kunden (Peppol)
- Zu spät mit ERP-Integrationsprojekt gestartet
Fazit
Die E-Rechnungspflicht belohnt Teams, die Empfang zuerst stabilisieren und parallel den Ausgang vorbereiten. Mit einem paneuropäischen Access Point vermeiden Sie Insellösungen nur für Deutschland.